Diferența dintre arhivar și arhivist constă în responsabilitățile specifice, pregătirea profesională, nivelul de expertiză și rolul pe care fiecare îl are în gestionarea arhivelor și a documentelor. Deși ambele funcții se desfășoară în domeniul arhivisticii și au legătură cu manipularea și organizarea documentelor, arhivarul și arhivistul au atribuții distincte, iar fiecare poziție necesită un set de abilități și cunoștințe proprii. Arhivarul este responsabil de activitățile practice, cum ar fi depozitarea, organizarea și întreținerea documentelor, în timp ce arhivistul se ocupă de aspectele științifice și administrative, analizând, clasificând și conservând documentele valoroase pentru a asigura integritatea arhivelor pe termen lung.

1. Definirea profesiilor și rolul fiecăruia

• Arhivarul este un specialist tehnic în manipularea și gestionarea documentelor și materialelor dintr-o arhivă, având responsabilități legate de depozitarea, întreținerea și păstrarea acestora într-o ordine adecvată. Arhivarul se ocupă de organizarea practică a arhivelor, fiind responsabil de activitățile zilnice care asigură accesibilitatea și buna funcționare a arhivei. De exemplu, arhivarul sortează documentele, le etichetează, le așază în cutii sau dosare și se asigură că acestea sunt depozitate corespunzător pentru a preveni deteriorarea lor.
• Arhivistul este un profesionist cu pregătire academică specializată în arhivistică sau istorie și are rolul de a evalua, clasifica, conserva și gestiona documentele care au valoare istorică, administrativă sau culturală. Arhivistul analizează conținutul documentelor și decide ce materiale merită păstrate pe termen lung, contribuind la menținerea și îmbunătățirea colecțiilor arhivistice. De asemenea, arhivistul se ocupă de dezvoltarea politicilor de conservare și acces, asigurând integritatea arhivelor și facilitând accesul la documente pentru cercetători sau instituții publice.

2. Nivelul de pregătire profesională și calificările necesare

• Arhivarul are, de obicei, o pregătire profesională care poate include studii medii sau cursuri de calificare în manipularea documentelor și în utilizarea sistemelor de organizare arhivistică. Deși o educație academică extinsă nu este neapărat necesară pentru un arhivar, acesta trebuie să aibă cunoștințe despre procedurile de depozitare și conservare a documentelor, precum și abilități practice în gestionarea fișierelor fizice și digitale. Arhivarul trebuie să fie atent la detalii și să respecte instrucțiunile referitoare la depozitare, fiind pregătit să aplice procedurile stabilite de arhivist.
• Arhivistul are o educație academică avansată, de obicei în domenii precum arhivistică, istorie, biblioteconomie sau alte științe umaniste, și trebuie să dețină cunoștințe aprofundate în teoria și practicile de conservare a arhivelor. În plus, arhiviștii sunt deseori membri ai organizațiilor profesionale și pot avea certificări specializate care le atestă competențele în gestionarea documentelor istorice și în stabilirea politicilor de arhivare. Pregătirea arhivistului include studii de istorie, legi de arhivistică, tehnici de clasificare și digitizare a documentelor, precum și conservarea pe termen lung.

3. Responsabilități și sarcini zilnice

• Arhivarul se ocupă de sarcini de natură practică și de întreținere zilnică a arhivelor. Printre responsabilitățile sale se numără clasificarea, etichetarea și depozitarea documentelor în conformitate cu procedurile stabilite. Arhivarul este responsabil și de întreținerea fizică a arhivei, monitorizând condițiile de depozitare și asigurându-se că documentele sunt ferite de factori care le-ar putea deteriora, cum ar fi umiditatea sau praful. De asemenea, arhivarul facilitează accesul la documentele arhivate, având rolul de a găsi și preda documentele solicitate de către utilizatori.
• Arhivistul are responsabilități mai complexe, ce implică analiza documentelor pentru a decide valoarea acestora și perioada de păstrare. Arhivistul dezvoltă strategii de conservare, se ocupă de digitalizarea materialelor și colaborează cu cercetători sau instituții pentru a facilita accesul la documentele de valoare. De asemenea, arhivistul întocmește ghiduri și descrieri detaliate ale fondurilor arhivistice și este implicat în activități de restaurare și de organizare a documentelor rare sau istorice. Arhivistul poate să inițieze proiecte de digitalizare și să colaboreze cu experți pentru a conserva arhiva în format electronic.

4. Diferențele în abordarea și gestionarea documentelor

• Arhivarul are o abordare orientată către îndeplinirea sarcinilor de organizare, fiind responsabil de aplicarea regulilor de arhivare stabilite de arhivist și de păstrarea ordinii în arhivă. Arhivarul se concentrează pe activitățile fizice și tehnice necesare pentru accesibilitatea documentelor și pentru depozitarea corectă a acestora. Abordarea sa este mai practică și se bazează pe reguli de bază de organizare, depozitare și clasificare, având ca obiectiv menținerea unei arhive ordonate și accesibile.
• Arhivistul adoptă o abordare strategică și analitică, axându-se pe identificarea și conservarea documentelor cu valoare de lungă durată. Arhivistul dezvoltă proceduri pentru evaluarea și clasificarea documentelor, ia decizii privind durata de păstrare și se ocupă de aspectele administrative și științifice ale arhivării. Abordarea arhivistului este una sistemică, implicând planificarea pe termen lung și implementarea unor politici de conservare și acces care să protejeze documentele valoroase și să le facă accesibile publicului.

5. Colaborarea între arhivar și arhivist

• Arhivarul și arhivistul colaborează strâns pentru a asigura buna funcționare a arhivei. Arhivarul aplică instrucțiunile arhivistului în privința modului de depozitare, etichetare și clasificare, contribuind la menținerea ordinii și accesibilității arhivei. Arhivarul este cel care pregătește documentele pentru cercetători sau pentru alte solicitări, având un rol esențial în menținerea arhivei la standardele de conservare stabilite.
• Arhivistul coordonează și supervizează activitatea arhivarului, oferindu-i îndrumări și asigurându-se că standardele de arhivare sunt respectate. Arhivistul se ocupă de instruirea arhivarului în privința noilor practici de arhivare și îi oferă suport în organizarea și inventarierea documentelor. Astfel, arhivistul asigură o colaborare eficientă, stabilind regulile și metodele de lucru, iar arhivarul le aplică și asigură întreținerea arhivei conform acestor reglementări.

6. Exemple de activități specifice fiecărei poziții

• Arhivarul:
  • Etichetează și organizează documentele în dosare și cutii;
  • Verifică condițiile de depozitare și curățenie în spațiile de arhivare;
  • Facilitează accesul la documentele cerute de utilizatori;
  • Monitorizează și gestionează fluxul de documente intrate și ieșite din arhivă;
  • Se asigură că documentele sunt păstrate în ordine și accesibile.
• Arhivistul:
  • Evaluează valoarea istorică și administrativă a documentelor;
  • Întocmește ghiduri și descrieri ale fondurilor arhivistice;
  • Coordonează proiectele de digitalizare și restaurare a documentelor fragile;
  • Stabilește politicile de acces și conservare a documentelor pe termen lung;
  • Lucrează cu cercetători și instituții pentru a facilita studiul documentelor istorice.

Diferența dintre arhivar și arhivist este dată de nivelul de responsabilitate, pregătirea profesională și natura activităților desfășurate. Arhivarul are un rol practic, ocupându-se de organizarea și întreținerea documentelor într-o manieră accesibilă și ordonată, iar activitatea sa este orientată către manipularea fizică a materialelor. În schimb, arhivistul este un expert cu pregătire avansată, care se ocupă de evaluarea, clasificarea și conservarea pe termen lung a documentelor, fiind responsabil de gestionarea strategică a arhivei. Arhivistul creează cadrul și standardele, iar arhivarul implementează aceste reguli pentru a asigura funcționarea eficientă și ordonată a arhivei.