Integrarea interogării SPV (Spațiul Privat Virtual), gestionarea contractelor clienților și depunerea declarațiilor într-o soluție digitală completă presupune automatizarea și centralizarea proceselor fiscale, administrative și de relaționare cu clienții într-o singură platformă, pentru eficiență și conformitate. Iată cum poți face acest lucru pas cu pas:

Conectarea la SPV și gestionarea comunicațiilor cu ANAF

SPV (Spațiul Privat Virtual) permite relația digitală între contribuabil și ANAF. Pentru a accesa SPV, folosești un certificat digital pe care îl obții de la un furnizor autorizat, apoi îl asociezi cu firma sau clienții tăi. Autorizezi fiecare cont separat, iar în ziua aprobării, nu poți transmite e-Facturi. Alegând o soluție potrivită, automatizezi preluarea fișelor ROL, a notificărilor și a extraselor. Spre exemplu, dacă administrezi mai multe firme, printr-un tablou de bord digital vezi rapid toate mesajele și documentele trimise de ANAF, fără să accesezi manual conturile fiecărui client.

Pentru a automatiza interogarea datelor din SPV:

• API sau RPA: în lipsa unui API oficial public, multe companii folosesc soluții de RPA (automatizare prin roboți) pentru a:
  • extrage documente (decizii de impunere, notificări, fișe de plătitor)
  • verifica statusuri fiscale (plăți restante, popriri etc.)
• Securitate & acces: soluția trebuie să gestioneze autentificarea prin certificat digital și să respecte cerințele GDPR.

Gestionarea digitală a contractelor clienților

Digitalizarea contractelor implică:

• CRM sau DMS (Document Management System) integrat:
  • centralizarea contractelor într-un singur loc
  • asocierea automată cu profilul clientului
• Funcționalități utile:
  • generarea automată a contractelor pe baza șabloanelor
  • semnătura electronică calificată (eIDAS compliant)
  • istoric și versiuni ale contractelor
  • Remindere automate pentru expirări, reînnoiri sau termene

Cu ManagerConta gratuit, depui si gestionezi online declarațiile către ANAF și iți eficientizezi activitățile de contabilitate.

Organizarea contractelor printr-un sistem digital

Un modul specializat pentru contracte facilitează înregistrarea, actualizarea și monitorizarea termenelor de expirare. Primești alerte când se apropie o scadență și poți corela ușor datele contractuale cu cele preluate din SPV. Astfel, eviți suprapuneri sau neconcordanțe între diferite evidențe interne. Dacă ai nevoie să centralizezi rapid toate contractele unui client, modulul te lasă să găsești fișierele și detaliile asociate direct din platformă.

Iată cum poți face asta pas cu pas:

Alege o platformă potrivită

Poți opta pentru:

• CRM cu funcție de contract management;
• Sistem DMS specializat;
• Soluții românești compatibile cu ANAF. 

Creează o structură logică pentru organizarea contractelor

Configurează platforma astfel încât:

• fiecare client are un dosar propriu digital
• contractele sunt indexate după: denumire, dată semnare, scadență, status (activ/expirat/în renegociere), tip serviciu
• poți atașa documente scanate, PDF-uri semnate electronic, facturi și rapoarte din SPV

Automatizează monitorizarea termenelor

• Setează alerte automate (email/notificare) pentru:
  • scadență contract
  • termene de plată
  • reînnoire automată (cu X zile înainte)
• Aceste alerte pot fi configurate individual sau ca regulă generală pentru toate contractele

Corelează contractele cu datele fiscale din SPV

Prin integrarea SPV (via RPA sau API neoficial):

• sistemul poate importa date fiscale ale clientului (CUI, status fiscal, decizii recente)
• acestea sunt asociate automat cu fișa contractului, pentru verificare rapidă:
  • Ex: ai un contract în vigoare, dar clientul apare cu datorii fiscale → notificare internă

Găsești rapid totul într-un singur loc

• funcționalitate de căutare avansată: după CUI, denumire firmă, dată contract, tip serviciu
• fiecare contract e accesibil în câteva clicuri, cu tot istoricul atașat (modificări, anexe, notificări)

Oferă acces controlat și semnătură electronică

• stabilește drepturi de acces: cine poate citi, edita, semna
• integrează semnătură digitală calificată (ex: CertSign, TransSped)
• arhivează automat contractele semnate, cu marcaj de timp (timestamp)

Automatizarea depunerii declarațiilor fiscale

Cu o soluție completă, procesezi declarații fiscale precum 100, 101, 112, 300 sau 301, extragi datele necesare din contracte și SPV, semnezi electronic și transmiți automat către ANAF. Poți verifica oricând situația depunerilor și primești recipise fără să faci operațiuni manuale. De exemplu, prin ManagerConta gratuit, vezi rapid obligațiile fiecărui client și trimiți cu ușurință rapoartele cerute de autorități.

Adoptarea unui astfel de flux digital minimizează erorile administrative și reduce blocajele frecvente. Instruiește echipa, monitorizează eficiența proceselor și discută cu un specialist fiscal la fiecare pas important de implementare.